Questions fréquentes

Aux PME suisses dont une partie de l'équipe travaille hors du bureau : construction, installations techniques, nettoyage, maintenance, artisanat, restauration, services.

Elle convient bien aux entreprises de 2 à 50 personnes. En dessous de deux personnes, un simple carnet suffit souvent ; au-delà de cinquante, les besoins de paie deviennent spécifiques et méritent une discussion.

La suite est découpée en modules : temps de travail, projets et planning, notes de frais, dossier RH, facturation QR. Chaque entreprise active ceux dont elle a besoin depuis la page « Plan et modules », et les menus de l'application s'adaptent aussitôt.

Un module désactivé disparaît du menu sans rien effacer : vos données restent, et tout revient si vous le réactivez.

L'abonnement se compose module par module : chaque module a un prix par mois et par entreprise, et vous choisissez son nombre de places : une par personne qui l'utilise, administrateur compris. Les places au-delà de celles comprises s'ajoutent au prix du module. Le paiement annuel bénéficie d'une remise. Ce qui s'applique à votre entreprise est affiché dans « Plan et modules » et « Abonnement ».

Quand l'équipe grandit, vous ajoutez des places dans « Plan et modules » : elles sont disponibles tout de suite et seuls les jours restants sont ajoutés à la facture suivante. Des places en moins s'appliquent à la période suivante. Dans le même écran, vous choisissez qui a accès à chaque module. Il n'y a pas de frais d'installation ni d'engagement de durée.

À l'inscription, tous les modules sont ouverts gratuitement pendant la durée d'essai indiquée sur la page « Tarifs », sans carte bancaire. Pendant ce temps, vous choisissez les modules que vous gardez dans « Plan et modules ».

Pendant l'offre de lancement, l'entreprise qui continue après l'essai bénéficie en plus d'une remise sur l'abonnement pendant une durée fixée (par exemple −10 % la première année), déduite automatiquement de chaque facture. L'offre en cours est indiquée sur la page « Tarifs » ; les dates exactes de votre entreprise figurent dans « Abonnement ». Elle ne se cumule pas avec une remise partenaire : la plus avantageuse s'applique.

Pour arrêter, l'administrateur résilie dans « Abonnement » avant la fin de l'essai : rien n'est facturé.

Non. Hencora Suite fonctionne dans le navigateur, sur ordinateur, tablette et téléphone.

Sur le téléphone, l'application peut être posée sur l'écran d'accueil et s'ouvrir en plein écran, comme une application du magasin : la page « Installer » explique la manipulation pour iPhone et pour Android.

Sur l'ordinateur aussi, elle peut s'installer et s'ouvrir dans sa propre fenêtre, avec son icône dans la barre des tâches ou le Dock : ouvrez la page « Installer » depuis l'ordinateur, elle montre le bouton ou les étapes selon le navigateur.

Le site et l'application existent en quatre langues : choisissez FR, DE, IT ou EN en haut du site ou dans votre profil. Chaque personne de l'entreprise travaille dans sa langue, du pointage aux décomptes.

Les documents envoyés à vos clients — devis, factures, rappels — se rédigent déjà en français, en allemand, en italien ou en anglais, au choix, client par client.

La saisie demande une connexion. En zone sans réseau, le collaborateur note ses heures et les saisit plus tard dans la semaine : la feuille hebdomadaire est faite pour cela, et le responsable voit que la saisie est tardive.

Il répond aux questions sur l'utilisation de la plateforme, indique où trouver une page et peut préparer une demande (vacances, frais, pointage, changement de dossier) que vous relisez et confirmez. Il permet aussi d'écrire à l'équipe Hencora ou de proposer une amélioration ; les réponses arrivent dans « Mes messages » et par e-mail.

Dans la liste des projets, il choisit « Projet absent de la liste » et indique le nom, le client et le lieu tels qu'il les connaît. Il y saisit ses heures tout de suite.

Son responsable reçoit une notification « Nouveau projet à valider » et le retrouve dans « À valider » : il lui donne son numéro, ou le rattache au projet existant s'il s'agit du même. Dans ce cas, les heures et les frais du collaborateur y sont transférés automatiquement, et le collaborateur en est informé.

Chaque entreprise choisit dans Entreprise → Horaire de travail une tolérance du pointage (désactivée, 5, 10 ou 15 minutes). Avec 10 minutes, une arrivée pointée à 07:24 pour un horaire à 07:30 compte depuis 07:30, et une sortie à 17:08 pour une fin à 17:00 compte jusqu'à 17:00.

Au-delà de la tolérance, tout le temps compte (heures supplémentaires), et un retard compte toujours. Les heures réellement pointées restent enregistrées et visibles, avec la mention « tolérance ». La règle s'applique au pointage en direct, pas aux heures saisies à la main, et seulement une fois l'horaire de l'entreprise défini. Inscrivez-la dans votre règlement interne : les collaborateurs la voient dans « Mon horaire ».

Oui. Le mode de l'entreprise (pointage, feuille hebdomadaire ou les deux) se choisit dans Entreprise → Saisie des heures. Dans Équipe, chaque collaborateur peut recevoir un autre mode ; « Comme l'entreprise » reprend celui de l'entreprise.

Non. Les durées s'écrivent en heures:minutes : 8:24 signifie 8 heures et 24 minutes, soit 8,4 heures en décimal. C'est par exemple une semaine de 42 heures répartie sur 5 jours (42 ÷ 5 = 8,4 heures = 8 heures 24 minutes).

Pour saisir, tapez 8:30, 8h30 ou 8,5 : les trois donnent 8 heures et 30 minutes. L'export des salaires pour la fiduciaire donne, lui, les heures en décimal (8,4).

« Cette semaine » : les heures déjà enregistrées depuis lundi, et celles prévues par le contrat. « Solde du mois » : la différence entre ce qui est prévu et ce qui a été fait, absences payées comprises ; le prévu court du premier jour dans l'entreprise (ou sur la plateforme) jusqu'à hier, et aujourd'hui dès que la journée est saisie, si bien qu'un nouveau compte démarre à zéro. La carte « Mon horaire » de l'accueil, reprise dans « Mon profil », indique les heures par semaine du contrat et l'horaire de chaque jour. « Solde cumulé » : le report de tous les mois approuvés, plus le mois en cours et les corrections du responsable. « Vacances à poser » : les jours restants de l'année.

Pour une personne payée à l'heure, le solde n'a pas de sens : le deuxième chiffre affiche alors les heures à payer.

En cliquant dessus. Le chiffre s'ouvre sous la rangée et montre d'où il vient : « Cette semaine » déplie un graphique des sept jours avec le réalisé et le prévu, jour par jour ; « Solde du mois » détaille prévu, travaillé, absences créditées et jours saisis ; « Solde cumulé » montre le calcul complet ; « Vacances » donne le droit annuel, les jours reportés, pris, en attente et restants.

Chaque détail propose le lien vers la page complète, pour corriger ou poser une demande.

La carte « L'équipe maintenant » liste les personnes en service, depuis quelle heure, depuis combien de temps et sur quel projet, avec un point orange pour celles en pause. En dessous : qui est absent aujourd'hui et pour quel motif.

Elle n'apparaît que pour les personnes qui valident : responsable d'équipe, RH et administrateur.

La carte « L'équipe ce mois » donne une barre par collaborateur : heures faites, heures prévues, écart et état du mois (ouvert, soumis, approuvé). Le bouton « Par jour » bascule sur les quatorze derniers jours de l'entreprise entière.

La carte « À traiter » regroupe les mois à valider, les demandes d'absence, les notes de frais à approuver, les projets proposés et les documents qui arrivent à échéance. Le lien « qui ? » de chaque ligne ouvre les noms concernés sans quitter la page.

La carte disparaît quand il n'y a plus rien en attente.

Oui. Le bouton « Organiser » permet de déplacer les cartes, de choisir leur largeur et de masquer celles qui ne servent pas. La disposition est enregistrée sur votre compte et vous suit sur tous vos appareils ; chaque personne a la sienne.

Non, il suit le rôle. Un collaborateur voit ses heures, ses vacances, ses frais et son planning. Un responsable d'équipe ajoute son équipe en direct, les heures du mois et ce qu'il doit valider. Les RH voient toute l'entreprise et les échéances de documents. L'administrateur ajoute la facturation s'il y a droit.

Oui, dans le module Facturation : facturé du mois et de l'année, montants ouverts, en retard, encaissés, taux d'acceptation des devis, délai moyen de paiement, graphique des douze derniers mois, factures en retard, meilleurs clients et derniers paiements.

Elles se pointent comme le reste, ou se déduisent automatiquement : si aucune pause n'est saisie, Hencora applique celle prévue par l'horaire de l'entreprise ou par l'horaire personnel.

De l'horaire : l'heure d'arrivée est celle de l'horaire de la personne, et l'heure de sortie se calcule à partir des heures saisies, pause comprise. Un collaborateur qui commence à 07:00, prend 30 minutes de pause et saisit 9 heures apparaît de 07:00 à 16:30.

Ces heures restent modifiables ligne par ligne quand la journée s'est passée autrement.

Chaque collaborateur a un type de contrat : mensuel, à temps partiel avec un taux d'activité, ou payé à l'heure. Les heures prévues, supplémentaires et manquantes se calculent à partir de ce contrat et de son horaire.

Pour une personne payée à l'heure, aucun solde n'est calculé : seules comptent les heures à payer.

Oui, selon les règles que l'administrateur fixe dans « Entreprise → Heures supplémentaires et majorations » : le pourcentage du samedi, du dimanche, des jours fériés, du travail de nuit et des heures supplémentaires, ainsi que le maximum hebdomadaire.

Si un taux descend sous le minimum légal, Hencora le signale sans l'empêcher : la responsabilité du choix reste à l'employeur.

Le collaborateur soumet son mois, le responsable l'approuve ou le refuse avec un commentaire. Un mois approuvé est verrouillé : plus personne ne peut modifier les saisies, et le solde part dans le cumul.

Pour corriger après coup, le responsable passe par une correction datée, qui reste visible dans l'historique.

Hencora tient le registre que la loi sur le travail demande (art. 46 LTr, art. 73 OLT 1) : heures effectuées, pauses, jours de repos, le tout conservé et exportable pendant cinq ans.

Au moment de valider, Hencora signale aussi ce qui mérite un contrôle : repos de moins de 11 heures entre deux jours, pause trop courte, journée de plus de 14 heures, semaine au-delà du maximum légal, sept jours de suite, travail supplémentaire de l'année, dimanches et nuits. La conformité dépend aussi de l'usage : horaires corrects, validation régulière, respect des durées maximales. L'employeur reste responsable de ce qu'il déclare.

Oui. Les fêtes officielles des 26 cantons sont calculées automatiquement selon le canton de l'entreprise, et vous pouvez ajouter vos propres jours de fermeture.

Un PDF d'une page par personne et par mois : jour par jour, heures d'entrée et de sortie, pauses, total, absences, heures supplémentaires et majorations, primes et frais, solde du mois et solde cumulé, avec l'état de validation.

Il part automatiquement par e-mail au collaborateur et à la fiduciaire dès que le mois est approuvé, si vous activez cet envoi.

Vacances, maladie, accident, formation, service militaire ou civil, absence payée ou non payée, et récupération d'heures supplémentaires. Chaque type a son traitement dans le décompte des heures et dans l'extrait mensuel : une récupération, par exemple, est prise sur le solde d'heures sans changer le salaire.

À partir du droit annuel de chaque collaborateur, au prorata de l'année en cas d'entrée ou de départ en cours d'année (dates du dossier RH), auquel s'ajoutent les jours reportés de l'année précédente. Le solde affiche ce qui est pris, ce qui est en attente d'approbation et ce qui reste à poser.

Oui : une photo ou un PDF se joint à la demande, et reste visible des seules personnes autorisées. Il peut aussi être envoyé plus tard au responsable.

Oui. Permis, fins de temps d'essai et de contrat, documents et formations à renouveler sont réunis dans « Échéances et documents ». Chaque lundi, les RH et l'administrateur reçoivent aussi un e-mail récapitulatif (réglable dans Réglages RH).

Non, et c'est voulu : le contenu d'un contrat dépend de la branche, de la convention collective et de vos choix, et il engage l'employeur. Il est préparé par votre fiduciaire ou votre conseil. Hencora s'occupe du reste : la fiduciaire (ou les RH) dépose le contrat dans le dossier, le collaborateur le lit et confirme l'avoir accepté sur son téléphone, et la date, le nom saisi et l'empreinte du fichier sont enregistrés. Un document confirmé ne peut plus être modifié ni supprimé, et une attestation de confirmation se télécharge en PDF.

Cette confirmation électronique prouve la remise et l'acceptation. Pour les clauses qui exigent la forme écrite (prohibition de concurrence, dérogations au régime des heures supplémentaires, au temps d'essai ou aux délais de congé), l'exemplaire signé à la main ou avec une signature électronique qualifiée reste déterminant.

Le collaborateur choisit « Accident » dans « Mes vacances » et décrit l'accident dans la déclaration : date, lieu, déroulement, blessure, témoins, médecin. Les RH sont averties, complètent la déclaration, l'annoncent à l'assureur LAA de l'entreprise et notent le numéro de sinistre, puis la reprise du travail. Une fiche PDF accompagne l'annonce. Ces données de santé ne sont visibles que de la personne, des RH, de l'administration et de la fiduciaire qui a accès au personnel.

Hencora les liste pour vous dans « Échéances et documents » : entrée ou sortie d'un collaborateur (caisse AVS, caisse de pension), accident (assurance accidents), maladie de 30 jours ou plus (assurance perte de gain). Celui qui fait l'annonce, vous ou votre fiduciaire si elle a accès au personnel, la marque comme faite avec sa référence ; l'autre le voit aussitôt. Les délais et conditions exacts dépendent de vos contrats : vérifiez-les avec votre fiduciaire.

Il signale le changement depuis « Mon dossier » (état civil, enfants, IBAN, permis…). Les RH vérifient et acceptent en un clic : le dossier est mis à jour et l'historique le note.

Une liste de tâches se crée à partir de la date d'entrée ou de sortie : documents, annonces aux assurances, matériel, accueil, certificat de travail… Chaque tâche est attribuée aux RH, au responsable ou au collaborateur. Les listes s'adaptent dans Réglages RH.

Oui : attestation, certificat intermédiaire ou final. Un texte est proposé à partir des dates du dossier, des tâches et de l'évaluation ; il reste entièrement modifiable avant le PDF, qui peut être classé dans les documents du collaborateur.

Le responsable ou les RH remplissent l'évaluation, les objectifs et la synthèse, puis partagent l'entretien. Le collaborateur le lit dans « Mon dossier » et ajoute son commentaire.

Les demandes se préparent dans l'application, avec les enfants concernés, et se suivent jusqu'à la décision de la caisse.

Non. Les collaborateurs s'importent depuis un fichier Excel, puis chacun reçoit un code d'invitation pour créer son accès.

Oui. Un devis accepté se transforme en facture en un clic, en gardant son contenu et le lien avec le document d'origine.

Chaque type de document a son préfixe et sa suite, par année, sans trou : FA-2026-0001, OR-2026-0001, NC-2026-0001. Une fois numérotée, une facture ne peut plus être modifiée : elle ne peut qu'être annulée avec un motif, ou corrigée par une note de crédit.

À la main, paiement par paiement, ou en important le fichier camt.054 de votre e-banking : Hencora reconnaît chaque versement grâce à la référence de la QR-facture, solde la facture et ignore ce qui a déjà été importé.

Trois niveaux, avec les frais et le nouveau délai que vous définissez. Chaque rappel produit un PDF avec une nouvelle QR-facture portant le solde et les frais, à imprimer ou à envoyer par e-mail.

Oui : vous choisissez le projet et la période, et les heures pointées par l'équipe deviennent les lignes de la facture — une ligne par collaborateur, par jour, ou une seule ligne de total.

Si la période a déjà été facturée sur une autre facture, Hencora le signale.

Les factures récurrentes se programment tous les mois, tous les deux mois, par trimestre, par semestre ou par année. À la date voulue, Hencora prépare le brouillon ; vous le relisez et vous l'émettez.

Oui. Les taux sont enregistrés par entreprise — aujourd'hui 8,1 %, 2,6 % et 3,8 % — et restent modifiables si la Confédération les change. Le décompte par taux et par période se consulte et s'exporte dans « TVA et exportations ».

Les totaux en francs sont arrondis aux 5 centimes, comme l'usage suisse le veut.

Oui, si vous partagez les heures et salaires : chaque mois, elle voit les mutations de chaque collaborateur — entrées et sorties, changement de taux, de salaire, d'enfants, d'impôt à la source, de permis ou d'IBAN, absences et accidents — à côté des heures validées. Elle n'a plus à vous les demander. Quand elle a préparé les salaires, vous recevez une notification.

Par les messages de la page « Fiduciaire » : un fil unique avec votre bureau, plutôt que des e-mails dispersés. Chacun est averti par e-mail des nouveaux messages, et vos réponses aux questions sur les pièces comptables y arrivent aussi. De son côté, chaque gestionnaire reçoit le lundi un résumé de ce qui l'attend chez ses clients.

Dans « Pièces comptables » (menu Administration), déposez au fil du mois les factures de vos fournisseurs, les relevés bancaires et de carte, les quittances : un PDF ou une photo prise avec le téléphone suffit, et tout est classé par mois. Quand le mois est complet, prévenez votre fiduciaire en un clic. Elle marque chaque pièce comme comptabilisée, ou vous pose une question à laquelle vous répondez au même endroit.

Oui : primes, repas, déplacements, kilomètres et avances se saisissent sur le mois et figurent dans l'extrait comme dans les exports.

Un fichier d'import des salaires est disponible pour les logiciels de paie compatibles. Pour tous les autres, le résumé CSV s'ouvre dans Excel et se reprend sans ressaisie.

Nous conseillons toujours un premier import de test avec votre fiduciaire avant de passer en production.

Oui : l'Espace Fiduciaire, gratuit pour elle. Invitez-la depuis « Fiduciaire » (menu Administration) et choisissez ce qu'elle voit : heures et salaires, dossiers du personnel, facturation et TVA. Elle n'a pas de compte dans votre entreprise et ne peut rien modifier.

Vous lui envoyez le mois approuvé, la liste du personnel ou les factures en un clic ; elle peut vous demander un document manquant. Chacune de ses actions est inscrite dans le journal, et vous pouvez modifier ou retirer l'accès à tout moment.

Si vous changez de fiduciaire, terminez le mandat (tout de suite ou à une date) et invitez la nouvelle : vos données et tout ce qui a été envoyé restent dans votre entreprise.

En créant le compte de votre entreprise avec ce lien, ou en saisissant le code dans « Abonnement » pendant l'essai, vous bénéficiez d'un essai prolongé et d'une remise sur l'abonnement pendant plusieurs mois. La remise apparaît sur chaque facture.

Votre fiduciaire vous est proposée comme fiduciaire dans « Fiduciaire » : c'est vous qui confirmez ce qu'elle peut voir.

Oui, si vous partagez avec elle les heures et salaires. Elle dépose les fiches de salaire du mois et les certificats de salaire annuels ; chacun arrive dans l'espace du collaborateur concerné, qui est averti par e-mail et le retrouve sur sa page d'accueil.

Vous voyez tout ce qui a été déposé dans « Fiduciaire ». Un collaborateur ne voit jamais que ses propres documents.

Non. Il voit les heures, les absences et les frais des personnes qu'il valide. Les données salariales et les documents confidentiels restent réservés à l'administrateur et aux RH.

Jamais. Le cloisonnement est appliqué dans la base de données elle-même, ligne par ligne : une requête qui ne concerne pas votre entreprise ne renvoie rien, quelle que soit la page utilisée.

Votre entreprise reste responsable du traitement des données de ses collaborateurs ; Hencora agit comme sous-traitant et ne les utilise pour aucune autre finalité. Rien n'est vendu, rien ne sert à de la publicité, rien ne sert à entraîner des systèmes d'intelligence artificielle.

La page « Protection des données » détaille les catégories traitées, les durées de conservation et les droits de chacun.

Le registre du temps de travail et les extraits : cinq ans, comme la loi l'exige. Les factures et pièces comptables : dix ans. Les documents du personnel : la durée du rapport de travail, puis les délais légaux applicables.

Oui, à tout moment : extraits en PDF, heures, salaires, factures, paiements et décompte TVA en CSV. Vos données vous appartiennent et ne sont pas prises en otage.

Communications chiffrées, mots de passe stockés chiffrés et jamais lisibles, accès contrôlé ligne par ligne selon l'entreprise et le rôle, documents accessibles aux seules personnes autorisées, journalisation des opérations importantes et sauvegardes régulières.

Chacun peut changer son mot de passe depuis « Mes données » ; l'ancien mot de passe est demandé avant tout changement.

La page « Sécurité » du site détaille l'hébergement, les sauvegardes et leurs essais de restauration, la double authentification et la surveillance de la plateforme.

Chacun reçoit un code d'invitation personnel, avec son rôle et son responsable déjà définis. Il ouvre le lien, choisit son mot de passe, et il est dans l'entreprise.

Oui. Chaque collaborateur peut partir avec un solde d'ouverture, de sorte que le cumul reste juste dès le premier mois dans Hencora.

Depuis la page « Support » du site, ou depuis l'application (assistant en bas à droite, ou « Support et demandes » dans le menu du compte). Chaque demande reçoit un numéro de suivi et vous êtes averti par e-mail à chaque réponse. La mise en route peut aussi être accompagnée : réglage des horaires, des règles de majoration et des exports avec votre fiduciaire.