Protection des données

Chaque entreprise cliente est responsable du traitement des données de ses collaborateurs. Hencora agit comme sous-traitant : la plateforme traite ces données sur instruction de l'entreprise, pour lui fournir le service, et ne les utilise pour aucune autre finalité.

Pour les données du site public et des comptes (inscription, connexion, contact), Hencora est responsable du traitement : Hencora, adresse du siège, Suisse, suite@hencora.ch.

• Compte : nom, prénom, adresse e-mail, rôle dans l'entreprise, langue.
• Temps de travail : arrivées, pauses, sorties, heures saisies, projet ou projet, notes, absences et demandes de congé, soldes d'heures et validations mensuelles.
• Dossier du personnel : coordonnées, numéro AVS, IBAN, permis de travail, contrats, certificats et autres documents déposés par l'entreprise, allocations familiales.
• Frais : notes de frais, justificatifs photographiés, kilomètres.
• Facturation : clients, articles, devis, factures, paiements et rappels.
• Technique : journaux d'accès, adresse IP, type d'appareil et de navigateur, nécessaires à la sécurité du service.

Hencora ne vend aucune donnée, n'en transmet aucune à des fins publicitaires et n'utilise pas les données des entreprises clientes pour entraîner des systèmes d'intelligence artificielle.

• Fournir le service convenu : tenir le registre du temps de travail, gérer les absences, préparer les salaires, établir les factures.
• Respecter des obligations légales : registre du temps de travail (art. 46 LTr, art. 73 OLT 1), obligations comptables et fiscales.
• Sécurité du service : détection d'accès anormaux, sauvegardes, journaux.
• Relation avec l'entreprise cliente : assistance, information sur le service, facturation de l'abonnement.

La base de données et les documents sont hébergés en Suisse, dans la région de Zurich, chez Supabase (infrastructure Amazon Web Services, région eu-central-2). Les sauvegardes quotidiennes de Supabase restent dans la même région ; les journaux techniques de ce prestataire sont conservés dans l'Union européenne. Chaque nuit, une copie de sauvegarde supplémentaire est préparée sur une machine temporaire de GitHub (infrastructure Microsoft Azure), chiffrée, puis conservée chez Cloudflare (R2), dans l'Union européenne : 30 jours pour les copies quotidiennes, un an pour les copies mensuelles. Une fois par mois, une copie est restaurée sur une machine de ce type pour vérifier qu'elle est complète.

Le site et l'application sont servis par Cloudflare, qui achemine les pages et protège la plateforme contre les attaques ; les échanges y transitent chiffrés et ne sont pas conservés au-delà des journaux techniques.

Les courriels envoyés par la plateforme (extraits mensuels, factures, rappels, messages de compte) sont acheminés par Resend, dont les serveurs peuvent se trouver dans l'Union européenne ou aux États-Unis. Seuls les éléments nécessaires à l'envoi transitent par ce service : destinataire, objet, message et pièce jointe.

Les fichiers déposés (justificatifs, documents) sont contrôlés contre les virus par Scanii, sur ses serveurs de l'Union européenne ; le fichier n'y est pas conservé.

L'assistant intégré répond à partir des fiches d'aide de la plateforme : aucune question n'est transmise à un service d'intelligence artificielle externe.

Les notifications sur le téléphone ou l'ordinateur, si vous les activez dans votre profil, passent par le service de notification de l'éditeur de votre navigateur ou de votre téléphone ; leur contenu est chiffré de bout en bout et ce service ne peut pas le lire. Vous pouvez les couper à tout moment, appareil par appareil.

La connexion, la démonstration, le formulaire de contact et le changement de mot de passe sont protégés contre les robots par Cloudflare Turnstile, qui analyse l'adresse IP et des caractéristiques techniques du navigateur. Lors du choix d'un mot de passe, seuls les cinq premiers caractères de son empreinte (jamais le mot de passe) sont comparés à la liste publique « Pwned Passwords » des mots de passe divulgués. Les messages adressés à suite@hencora.ch sont hébergés par PTisp, dans l'Union européenne. Les polices de caractères sont servies par le site lui-même.

À l'intérieur d'une entreprise, l'accès dépend du rôle : un collaborateur voit ses propres heures, absences, frais et documents ; un responsable d'équipe voit les personnes qu'il valide ; l'administrateur et les ressources humaines voient l'ensemble de l'entreprise ; la facturation n'est visible que des personnes autorisées à facturer. Les données d'une entreprise ne sont jamais visibles par une autre.

L'équipe Hencora n'accède aux données d'une entreprise que sur demande d'assistance de celle-ci, ou lorsque la loi l'exige.

• Registre du temps de travail, absences et extraits mensuels : cinq ans, conformément à la loi sur le travail.
• Factures, paiements et pièces comptables : dix ans.
• Documents du dossier du personnel : pendant la durée du rapport de travail, puis selon les délais légaux applicables.
• Fin du contrat : l'administrateur dispose de 30 jours pour exporter les données de l'entreprise ; elles sont ensuite effacées dans les 30 jours, sauf ce que Hencora doit conserver de par la loi. Les copies de sauvegarde disparaissent au plus tard après 12 mois.

Toute personne concernée peut demander l'accès à ses données, leur rectification, leur effacement, leur remise dans un format courant, ou s'opposer à un traitement. La demande s'adresse d'abord à son employeur, qui est responsable du traitement ; Hencora assiste l'entreprise pour y répondre.

Pour les données dont Hencora est responsable, écrivez à suite@hencora.ch. Vous pouvez aussi vous adresser au Préposé fédéral à la protection des données et à la transparence (PFPDT).

Les communications sont chiffrées (HTTPS). Les mots de passe sont stockés sous forme chiffrée et ne sont jamais visibles. L'accès aux données est contrôlé ligne par ligne dans la base, selon l'entreprise et le rôle. Les documents déposés ne sont accessibles qu'aux personnes autorisées. Les opérations importantes sont journalisées.

Le site n'utilise ni cookie publicitaire ni traceur tiers. L'application conserve localement, dans le navigateur, ce qui est nécessaire à la session et aux préférences d'affichage.

Pour compter les vues et les clics des annonces affichées sur le site et dans l'application, un identifiant aléatoire est enregistré dans le navigateur. Il est haché avant d'être transmis et ne permet pas de vous identifier ; aucun autre usage n'en est fait. Il disparaît lorsque vous effacez les données du site dans votre navigateur.