Domande frequenti

Alle PMI svizzere in cui una parte del team lavora fuori ufficio: edilizia, impianti tecnici, pulizie, manutenzione, artigianato, ristorazione, servizi.

È adatta alle aziende da 2 a 50 persone. Sotto le due persone basta spesso un semplice quaderno; oltre le cinquanta, le esigenze salariali diventano specifiche e meritano una discussione.

La suite è suddivisa in moduli: tempo di lavoro, progetti e pianificazione, note spese, dossier HR, fatturazione QR. Ogni azienda attiva quelli di cui ha bisogno dalla pagina «Piano e moduli», e i menu dell'applicazione si adattano subito.

Un modulo disattivato scompare dal menu senza cancellare nulla: i tuoi dati restano e tutto ritorna se lo riattivi.

L'abbonamento si compone modulo per modulo: ogni modulo ha un prezzo al mese e per azienda, e scegli il suo numero di posti: uno per persona che lo usa, amministratore compreso. I posti oltre quelli inclusi si aggiungono al prezzo del modulo. Il pagamento annuale beneficia di uno sconto. Ciò che si applica alla tua azienda è indicato in «Piano e moduli» e «Abbonamento».

Quando il team cresce, aggiungi posti in «Piano e moduli»: sono disponibili subito e solo i giorni rimanenti vengono aggiunti alla fattura successiva. Posti in meno si applicano al periodo successivo. Nella stessa schermata scegli chi ha accesso a ogni modulo. Non ci sono costi d'installazione né vincoli di durata.

All'iscrizione, tutti i moduli sono aperti gratuitamente per la durata della prova indicata nella pagina «Prezzi», senza carta di credito. Nel frattempo scegli in «Piano e moduli» i moduli che tieni.

Durante l'offerta di lancio, l'azienda che continua dopo la prova beneficia in più di uno sconto sull'abbonamento per una durata fissata (ad esempio −10 % il primo anno), dedotto automaticamente da ogni fattura. L'offerta in corso è indicata nella pagina «Prezzi»; le date esatte della tua azienda figurano in «Abbonamento». Non è cumulabile con uno sconto partner: si applica il più vantaggioso.

Per smettere, l'amministratore disdice in «Abbonamento» prima della fine della prova: non viene fatturato nulla.

No. Hencora Suite funziona nel browser, su computer, tablet e telefono.

Sul telefono l'applicazione può essere aggiunta alla schermata Home e aprirsi a schermo intero, come un'app dello store: la pagina «Installa» spiega come fare per iPhone e Android.

Anche sul computer può essere installata e aprirsi in una propria finestra, con la sua icona nella barra delle applicazioni o nel Dock: apri la pagina «Installa» dal computer, mostra il pulsante o i passaggi a seconda del browser.

Il sito e l'applicazione esistono in quattro lingue: scegli FR, DE, IT o EN in alto sul sito o nel tuo profilo. Ogni persona dell'azienda lavora nella sua lingua, dalla timbratura ai conteggi.

I documenti inviati ai tuoi clienti – offerte, fatture, solleciti – si redigono già in francese, tedesco, italiano o inglese, a scelta, cliente per cliente.

La registrazione richiede una connessione. In zone senza rete, il collaboratore annota le sue ore e le registra più tardi nella settimana: il foglio settimanale serve proprio a questo, e il responsabile vede che la registrazione è tardiva.

Risponde alle domande sull'uso della piattaforma, indica dove trovare una pagina e può preparare una richiesta (vacanze, spese, timbratura, modifica del dossier) che rileggi e confermi. Permette anche di scrivere al team Hencora o di proporre un miglioramento; le risposte arrivano in «I miei messaggi» e via e-mail.

Nell'elenco dei progetti sceglie «Progetto non in elenco» e indica il nome, il cliente e il luogo come li conosce. Vi registra subito le sue ore.

Il suo responsabile riceve una notifica «Nuovo progetto da convalidare» e lo trova in «Da convalidare»: gli assegna un numero, oppure lo collega al progetto esistente se si tratta dello stesso. In questo caso le ore e le spese del collaboratore vi vengono trasferite automaticamente, e il collaboratore ne viene informato.

Ogni azienda sceglie in Azienda → Orario di lavoro una tolleranza di timbratura (disattivata, 5, 10 o 15 minuti). Con 10 minuti, un'entrata timbrata alle 07:24 per un orario alle 07:30 conta dalle 07:30, e un'uscita alle 17:08 per una fine alle 17:00 conta fino alle 17:00.

Oltre la tolleranza conta tutto il tempo (ore supplementari), e un ritardo conta sempre. Le ore realmente timbrate restano registrate e visibili, con la dicitura «tolleranza». La regola si applica alla timbratura in diretta, non alle ore inserite a mano, e solo una volta definito l'orario dell'azienda. Inseriscila nel tuo regolamento interno: i collaboratori la vedono in «Il mio orario».

Sì. La modalità dell'azienda (timbratura, foglio settimanale o entrambi) si sceglie in Azienda → Registrazione delle ore. In Team, ogni collaboratore può ricevere un'altra modalità; «Come l'azienda» riprende quella dell'azienda.

No. Le durate si scrivono in ore:minuti: 8:24 significa 8 ore e 24 minuti, cioè 8,4 ore in decimale. È per esempio una settimana di 42 ore ripartita su 5 giorni (42 ÷ 5 = 8,4 ore = 8 ore 24 minuti).

Per registrare, digita 8:30, 8h30 o 8,5: tutti e tre danno 8 ore e 30 minuti. L'esportazione dei salari per la fiduciaria fornisce invece le ore in decimale (8,4).

«Questa settimana»: le ore già registrate da lunedì e quelle previste dal contratto. «Saldo del mese»: la differenza tra il previsto e il fatto, assenze pagate comprese; il previsto decorre dal primo giorno in azienda (o sulla piattaforma) fino a ieri, e oggi non appena la giornata è registrata, così un nuovo account parte da zero. La scheda «Il mio orario» della home, ripresa in «Il mio profilo», indica le ore settimanali del contratto e l'orario di ogni giorno. «Saldo cumulato»: il riporto di tutti i mesi approvati, più il mese in corso e le correzioni del responsabile. «Vacanze da prendere»: i giorni rimanenti dell'anno.

Per una persona pagata a ore il saldo non ha senso: la seconda cifra mostra allora le ore da pagare.

Cliccandoci sopra. La cifra si apre sotto la riga e mostra da dove viene: «Questa settimana» apre un grafico dei sette giorni con il realizzato e il previsto, giorno per giorno; «Saldo del mese» dettaglia previsto, lavorato, assenze accreditate e giorni registrati; «Saldo cumulato» mostra il calcolo completo; «Vacanze» indica il diritto annuo, i giorni riportati, presi, in attesa e rimanenti.

Ogni dettaglio propone il link alla pagina completa, per correggere o fare una richiesta.

La scheda «Il team ora» elenca le persone in servizio, da che ora, da quanto tempo e su quale progetto, con un punto arancione per quelle in pausa. Sotto: chi è assente oggi e per quale motivo.

Appare solo per le persone che convalidano: responsabile di team, HR e amministratore.

La scheda «Il team questo mese» mostra una barra per collaboratore: ore fatte, ore previste, scarto e stato del mese (aperto, inviato, approvato). Il pulsante «Per giorno» passa agli ultimi quattordici giorni dell'intera azienda.

La scheda «Da gestire» raggruppa i mesi da convalidare, le richieste di assenza, le note spese da approvare, i progetti proposti e i documenti in scadenza. Il link «chi?» di ogni riga mostra i nomi interessati senza lasciare la pagina.

La scheda scompare quando non c'è più nulla in attesa.

Sì. Il pulsante «Organizza» permette di spostare le schede, sceglierne la larghezza e nascondere quelle che non servono. La disposizione è salvata sul tuo account e ti segue su tutti i tuoi dispositivi; ogni persona ha la sua.

No, segue il ruolo. Un collaboratore vede le sue ore, le sue vacanze, le sue spese e la sua pianificazione. Un responsabile di team aggiunge il suo team in diretta, le ore del mese e ciò che deve convalidare. Le HR vedono tutta l'azienda e le scadenze dei documenti. L'amministratore aggiunge la fatturazione se ne ha diritto.

Sì, nel modulo Fatturazione: fatturato del mese e dell'anno, importi aperti, scaduti, incassati, tasso di accettazione delle offerte, tempo medio di pagamento, grafico degli ultimi dodici mesi, fatture scadute, migliori clienti e ultimi pagamenti.

Si timbrano come il resto, oppure si deducono automaticamente: se non è registrata alcuna pausa, Hencora applica quella prevista dall'orario dell'azienda o dall'orario personale.

Dall'orario: l'ora di arrivo è quella dell'orario della persona, e l'ora di uscita si calcola a partire dalle ore registrate, pausa compresa. Un collaboratore che inizia alle 07:00, fa 30 minuti di pausa e registra 9 ore appare dalle 07:00 alle 16:30.

Queste ore restano modificabili riga per riga quando la giornata è andata diversamente.

Ogni collaboratore ha un tipo di contratto: mensile, a tempo parziale con un grado di occupazione, o pagato a ore. Le ore previste, supplementari e mancanti si calcolano in base a questo contratto e al suo orario.

Per una persona pagata a ore non viene calcolato alcun saldo: contano solo le ore da pagare.

Sì, secondo le regole che l'amministratore fissa in «Azienda → Ore supplementari e maggiorazioni»: la percentuale del sabato, della domenica, dei giorni festivi, del lavoro notturno e delle ore supplementari, nonché il massimo settimanale.

Se una percentuale scende sotto il minimo legale, Hencora lo segnala senza impedirlo: la responsabilità della scelta resta al datore di lavoro.

Il collaboratore invia il suo mese, il responsabile lo approva o lo rifiuta con un commento. Un mese approvato è bloccato: nessuno può più modificare le registrazioni, e il saldo confluisce nel cumulato.

Per correggere a posteriori, il responsabile effettua una correzione datata, che resta visibile nella cronologia.

Hencora tiene il registro richiesto dalla legge sul lavoro (art. 46 LL, art. 73 OLL 1): ore effettuate, pause, giorni di riposo, il tutto conservato ed esportabile per cinque anni.

Al momento della convalida, Hencora segnala anche ciò che merita un controllo: riposo di meno di 11 ore tra due giorni, pausa troppo corta, giornata di più di 14 ore, settimana oltre il massimo legale, sette giorni di fila, lavoro straordinario dell'anno, domeniche e notti. La conformità dipende anche dall'uso: orari corretti, convalida regolare, rispetto delle durate massime. Il datore di lavoro resta responsabile di ciò che dichiara.

Sì. I giorni festivi ufficiali dei 26 cantoni sono calcolati automaticamente in base al cantone dell'azienda, e puoi aggiungere i tuoi giorni di chiusura.

Un PDF di una pagina per persona e per mese: giorno per giorno, ore di entrata e uscita, pause, totale, assenze, ore supplementari e maggiorazioni, premi e spese, saldo del mese e saldo cumulato, con lo stato di convalida.

Parte automaticamente via e-mail al collaboratore e alla fiduciaria non appena il mese è approvato, se attivi questo invio.

Vacanze, malattia, infortunio, formazione, servizio militare o civile, assenza pagata o non pagata, e recupero di ore supplementari. Ogni tipo ha il suo trattamento nel conteggio delle ore e nell'estratto mensile: un recupero, ad esempio, viene preso dal saldo ore senza modificare il salario.

In base al diritto annuale di ogni collaboratore, pro rata in caso di entrata o uscita nel corso dell'anno (date del dossier HR), a cui si aggiungono i giorni riportati dall'anno precedente. Il saldo mostra ciò che è stato preso, ciò che è in attesa di approvazione e ciò che resta da prendere.

Sì: una foto o un PDF si allega alla richiesta e resta visibile solo alle persone autorizzate. Può anche essere inviato più tardi al responsabile.

Sì. Permessi, fine del periodo di prova e del contratto, documenti e formazioni da rinnovare sono riuniti in «Scadenze e documenti». Ogni lunedì le HR e l'amministratore ricevono anche un e-mail di riepilogo (regolabile in Impostazioni HR).

No, ed è voluto: il contenuto di un contratto dipende dal ramo, dal contratto collettivo e dalle tue scelte, e impegna il datore di lavoro. Viene preparato dalla tua fiduciaria o dal tuo consulente. Hencora si occupa del resto: la fiduciaria (o le HR) deposita il contratto nel dossier, il collaboratore lo legge e conferma di averlo accettato sul suo telefono, e la data, il nome inserito e l'impronta del file vengono registrati. Un documento confermato non può più essere modificato né eliminato, e un attestato di conferma si scarica in PDF.

Questa conferma elettronica prova la consegna e l'accettazione. Per le clausole che richiedono la forma scritta (divieto di concorrenza, deroghe al regime delle ore supplementari, al periodo di prova o ai termini di disdetta), resta determinante l'esemplare firmato a mano o con una firma elettronica qualificata.

Il collaboratore sceglie «Infortunio» in «Le mie vacanze» e descrive l'infortunio nella dichiarazione: data, luogo, dinamica, lesione, testimoni, medico. Le HR vengono avvisate, completano la dichiarazione, la notificano all'assicuratore LAINF dell'azienda e annotano il numero di sinistro, poi la ripresa del lavoro. Una scheda PDF accompagna la notifica. Questi dati sanitari sono visibili solo alla persona, alle HR, all'amministrazione e alla fiduciaria che ha accesso al personale.

Hencora le elenca per te in «Scadenze e documenti»: entrata o uscita di un collaboratore (cassa AVS, cassa pensione), infortunio (assicurazione infortuni), malattia di 30 giorni o più (assicurazione perdita di guadagno). Chi fa la notifica, tu o la tua fiduciaria se ha accesso al personale, la segna come fatta con il suo riferimento; l'altro lo vede subito. I termini e le condizioni esatti dipendono dai tuoi contratti: verificali con la tua fiduciaria.

Segnala il cambiamento da «Il mio dossier» (stato civile, figli, IBAN, permesso…). Le HR verificano e accettano con un clic: il dossier viene aggiornato e la cronologia lo registra.

Un elenco di compiti si crea a partire dalla data di entrata o di uscita: documenti, notifiche alle assicurazioni, materiale, accoglienza, certificato di lavoro… Ogni compito è assegnato alle HR, al responsabile o al collaboratore. Gli elenchi si adattano in Impostazioni HR.

Sì: attestato, certificato intermedio o finale. Viene proposto un testo a partire dalle date del dossier, dalle mansioni e dalla valutazione; resta interamente modificabile prima del PDF, che può essere archiviato nei documenti del collaboratore.

Il responsabile o le HR compilano la valutazione, gli obiettivi e la sintesi, poi condividono il colloquio. Il collaboratore lo legge in «Il mio dossier» e aggiunge il suo commento.

Le domande si preparano nell'applicazione, con i figli interessati, e si seguono fino alla decisione della cassa.

No. I collaboratori si importano da un file Excel, poi ognuno riceve un codice d'invito per creare il proprio accesso.

Sì. Un'offerta accettata si trasforma in fattura con un clic, mantenendo il suo contenuto e il collegamento con il documento d'origine.

Ogni tipo di documento ha il suo prefisso e la sua sequenza, per anno, senza buchi: FA-2026-0001, OR-2026-0001, NC-2026-0001. Una volta numerata, una fattura non può più essere modificata: può solo essere annullata con un motivo, o corretta con una nota di credito.

A mano, pagamento per pagamento, oppure importando il file camt.054 del tuo e-banking: Hencora riconosce ogni versamento grazie al riferimento della QR-fattura, salda la fattura e ignora ciò che è già stato importato.

Tre livelli, con le spese e il nuovo termine che definisci tu. Ogni sollecito produce un PDF con una nuova QR-fattura che riporta il saldo e le spese, da stampare o inviare via e-mail.

Sì: scegli il progetto e il periodo, e le ore timbrate dal team diventano le righe della fattura – una riga per collaboratore, per giorno, o una sola riga di totale.

Se il periodo è già stato fatturato su un'altra fattura, Hencora lo segnala.

Le fatture ricorrenti si programmano ogni mese, ogni due mesi, per trimestre, per semestre o per anno. Alla data voluta, Hencora prepara la bozza; tu la rileggi e la emetti.

Sì. Le aliquote sono registrate per azienda — oggi 8,1 %, 2,6 % e 3,8 % — e restano modificabili se la Confederazione le cambia. Il rendiconto per aliquota e per periodo si consulta e si esporta in «IVA ed esportazioni».

I totali in franchi sono arrotondati ai 5 centesimi, come vuole l'uso svizzero.

Sì, se condividi ore e salari: ogni mese vede le mutazioni di ogni collaboratore — entrate e uscite, cambiamenti di grado d'occupazione, di salario, di figli, d'imposta alla fonte, di permesso o di IBAN, assenze e infortuni — accanto alle ore convalidate. Non deve più chiedertele. Quando ha preparato i salari, ricevi una notifica.

Tramite i messaggi della pagina «Fiduciaria»: un unico filo con il tuo studio, invece di e-mail sparse. Ognuno viene avvisato via e-mail dei nuovi messaggi, e anche le tue risposte alle domande sui documenti contabili arrivano lì. Dal canto suo, ogni gestore riceve il lunedì un riepilogo di ciò che lo aspetta presso i suoi clienti.

In «Documenti contabili» (menu Amministrazione) carica nel corso del mese le fatture dei tuoi fornitori, gli estratti bancari e della carta, le quietanze: basta un PDF o una foto scattata con il telefono, e tutto viene archiviato per mese. Quando il mese è completo, avvisa la tua fiduciaria con un clic. Lei segna ogni documento come contabilizzato, oppure ti pone una domanda a cui rispondi nello stesso posto.

Sì: premi, pasti, trasferte, chilometri e anticipi si registrano sul mese e figurano nell'estratto come nelle esportazioni.

Per i software salariali compatibili è disponibile un file d'importazione dei salari. Per tutti gli altri, il riepilogo CSV si apre in Excel e si riprende senza reinserimento.

Consigliamo sempre una prima importazione di prova con la tua fiduciaria prima di passare in produzione.

Sì: l'Area fiduciaria, gratuita per lei. Invitala da «Fiduciaria» (menu Amministrazione) e scegli cosa vede: ore e salari, dossier del personale, fatturazione e IVA. Non ha un account nella tua azienda e non può modificare nulla.

Le invii il mese approvato, l'elenco del personale o le fatture con un clic; lei può chiederti un documento mancante. Ogni sua azione è registrata nel giornale, e puoi modificare o revocare l'accesso in qualsiasi momento.

Se cambi fiduciaria, termina il mandato (subito o a una data) e invita la nuova: i tuoi dati e tutto ciò che è stato inviato restano nella tua azienda.

Creando l'account della tua azienda con questo link, o inserendo il codice in «Abbonamento» durante la prova, benefici di una prova prolungata e di uno sconto sull'abbonamento per diversi mesi. Lo sconto compare su ogni fattura.

La tua fiduciaria ti viene proposta come fiduciaria in «Fiduciaria»: sei tu a confermare cosa può vedere.

Sì, se condividi con lei ore e salari. Carica i conteggi salariali del mese e i certificati di salario annuali; ognuno arriva nello spazio del collaboratore interessato, che viene avvisato per e-mail e lo ritrova nella sua pagina iniziale.

Vedi tutto ciò che è stato depositato in «Fiduciaria». Un collaboratore vede sempre e solo i propri documenti.

No. Vede le ore, le assenze e le spese delle persone che convalida. I dati salariali e i documenti confidenziali restano riservati all'amministratore e alle HR.

Mai. La separazione è applicata nella banca dati stessa, riga per riga: una richiesta che non riguarda la tua azienda non restituisce nulla, qualunque sia la pagina utilizzata.

La tua azienda resta responsabile del trattamento dei dati dei suoi collaboratori; Hencora agisce come responsabile del trattamento e non li utilizza per nessun altro scopo. Nulla viene venduto, nulla serve alla pubblicità, nulla serve ad addestrare sistemi di intelligenza artificiale.

La pagina «Protezione dei dati» descrive le categorie trattate, i tempi di conservazione e i diritti di ciascuno.

Il registro del tempo di lavoro e gli estratti: cinque anni, come richiesto dalla legge. Le fatture e i documenti contabili: dieci anni. I documenti del personale: la durata del rapporto di lavoro, poi i termini legali applicabili.

Sì, in qualsiasi momento: estratti in PDF, ore, salari, fatture, pagamenti e rendiconto IVA in CSV. I tuoi dati ti appartengono: resti libero di andartene.

Comunicazioni cifrate, password memorizzate cifrate e mai leggibili, accesso controllato riga per riga in base all'azienda e al ruolo, documenti accessibili solo alle persone autorizzate, registrazione delle operazioni importanti e backup regolari.

Ognuno può cambiare la propria password da «I miei dati»; prima di ogni modifica viene chiesta la vecchia password.

La pagina «Sicurezza» del sito descrive l'hosting, i backup e i relativi test di ripristino, l'autenticazione a due fattori e il monitoraggio della piattaforma.

Ognuno riceve un codice d'invito personale, con il suo ruolo e il suo responsabile già definiti. Apre il link, sceglie la sua password ed è nell'azienda.

Sì. Ogni collaboratore può partire con un saldo iniziale, così il cumulo è corretto fin dal primo mese in Hencora.

Dalla pagina «Supporto» del sito, oppure dall'applicazione (assistente in basso a destra, o «Supporto e richieste» nel menu dell'account). Ogni richiesta riceve un numero di riferimento e vieni avvisato via e-mail a ogni risposta. L'avvio può anche essere accompagnato: impostazione degli orari, delle regole di maggiorazione e delle esportazioni con la tua fiduciaria.