Protezione dei dati

Ogni azienda cliente è responsabile del trattamento dei dati dei propri collaboratori. Hencora agisce come responsabile del trattamento per conto terzi: la piattaforma tratta questi dati su istruzione dell’azienda, per fornirle il servizio, e non li utilizza per nessun altro scopo.

Per i dati del sito pubblico e degli account (registrazione, accesso, contatto), Hencora è responsabile del trattamento: Hencora, indirizzo della sede, Svizzera, suite@hencora.ch.

• Account: cognome, nome, indirizzo e-mail, ruolo nell’azienda, lingua.
• Tempo di lavoro: entrate, pause, uscite, ore inserite, progetto, note, assenze e richieste di vacanze, saldi ore e convalide mensili.
• Dossier del personale: recapiti, numero AVS, IBAN, permesso di lavoro, contratti, certificati e altri documenti caricati dall’azienda, assegni familiari.
• Spese: note spese, giustificativi fotografati, chilometri.
• Fatturazione: clienti, articoli, offerte, fatture, pagamenti e solleciti.
• Dati tecnici: log di accesso, indirizzo IP, tipo di dispositivo e di browser, necessari alla sicurezza del servizio.

Hencora non vende alcun dato, non ne trasmette a fini pubblicitari e non usa i dati delle aziende clienti per addestrare sistemi di intelligenza artificiale.

• Fornire il servizio concordato: tenere la registrazione del tempo di lavoro, gestire le assenze, preparare i salari, emettere le fatture.
• Rispettare gli obblighi legali: registrazione del tempo di lavoro (art. 46 LL, art. 73 OLL 1), obblighi contabili e fiscali.
• Sicurezza del servizio: rilevamento di accessi anomali, backup, log.
• Rapporto con l’azienda cliente: assistenza, informazioni sul servizio, fatturazione dell’abbonamento.

Il database e i documenti sono ospitati in Svizzera, nella regione di Zurigo, presso Supabase (infrastruttura Amazon Web Services, regione eu-central-2). I backup giornalieri di Supabase restano nella stessa regione; i log tecnici di questo fornitore sono conservati nell’Unione europea. Ogni notte viene preparata una copia di backup supplementare su una macchina temporanea di GitHub (infrastruttura Microsoft Azure), cifrata e poi conservata presso Cloudflare (R2), nell’Unione europea: 30 giorni per le copie giornaliere, un anno per quelle mensili. Una volta al mese, una copia viene ripristinata su una macchina di questo tipo per verificare che sia completa.

Il sito e l’app sono serviti da Cloudflare, che instrada le pagine e protegge la piattaforma dagli attacchi; il traffico vi transita cifrato e non viene conservato oltre i log tecnici.

Le e-mail inviate dalla piattaforma (estratti mensili, fatture, solleciti, messaggi dell’account) sono instradate da Resend, i cui server possono trovarsi nell’Unione europea o negli Stati Uniti. Solo gli elementi necessari all’invio transitano da questo servizio: destinatario, oggetto, messaggio e allegato.

I file caricati (giustificativi, documenti) sono controllati contro i virus da Scanii, sui suoi server nell’Unione europea; il file non vi viene conservato.

L’assistente integrato risponde in base alle schede di aiuto della piattaforma: nessuna domanda viene trasmessa a un servizio di intelligenza artificiale esterno.

Le notifiche sul telefono o sul computer, se le attivi nel tuo profilo, passano dal servizio di notifica del produttore del tuo browser o del tuo telefono; il loro contenuto è cifrato end-to-end e questo servizio non può leggerlo. Puoi disattivarle in qualsiasi momento, dispositivo per dispositivo.

L’accesso, la demo, il modulo di contatto e il cambio di password sono protetti dai bot tramite Cloudflare Turnstile, che analizza l’indirizzo IP e caratteristiche tecniche del browser. Quando scegli una password, solo i primi cinque caratteri della sua impronta (mai la password) vengono confrontati con l’elenco pubblico «Pwned Passwords» delle password divulgate. I messaggi inviati a suite@hencora.ch sono ospitati da PTisp, nell’Unione europea. I caratteri tipografici sono serviti dal sito stesso.

All’interno di un’azienda, l’accesso dipende dal ruolo: un collaboratore vede le proprie ore, assenze, spese e documenti; un responsabile vede le persone che convalida; l’amministratore e le risorse umane vedono tutta l’azienda; la fatturazione è visibile solo alle persone autorizzate a fatturare. I dati di un’azienda non sono mai visibili a un’altra.

Il team Hencora accede ai dati di un’azienda solo su sua richiesta di assistenza, o quando la legge lo impone.

• Registrazione del tempo di lavoro, assenze ed estratti mensili: cinque anni, conformemente alla legge sul lavoro.
• Fatture, pagamenti e documenti contabili: dieci anni.
• Documenti del dossier del personale: per la durata del rapporto di lavoro, poi secondo i termini legali applicabili.
• Fine del contratto: l’amministratore dispone di 30 giorni per esportare i dati dell’azienda; vengono poi cancellati entro 30 giorni, salvo ciò che Hencora deve conservare per legge. Le copie di backup scompaiono al più tardi dopo 12 mesi.

Ogni persona interessata può chiedere l’accesso ai propri dati, la loro rettifica, la cancellazione, la consegna in un formato di uso comune, oppure opporsi a un trattamento. La richiesta va rivolta anzitutto al proprio datore di lavoro, che è responsabile del trattamento; Hencora assiste l’azienda nel rispondere.

Per i dati di cui Hencora è responsabile, scrivi a suite@hencora.ch. Puoi anche rivolgerti all’Incaricato federale della protezione dei dati e della trasparenza (IFPDT).

Le comunicazioni sono cifrate (HTTPS). Le password sono salvate in forma cifrata e non sono mai visibili. L’accesso ai dati è controllato riga per riga nel database, in base all’azienda e al ruolo. I documenti caricati sono accessibili solo alle persone autorizzate. Le operazioni importanti sono registrate.

Il sito non utilizza né cookie pubblicitari né tracker di terzi. L’app conserva localmente, nel browser, ciò che è necessario alla sessione e alle preferenze di visualizzazione.

Per contare le visualizzazioni e i clic degli annunci mostrati sul sito e nell’app, nel browser viene salvato un identificativo casuale. Viene sottoposto a hash prima della trasmissione e non permette di identificarti; non ne viene fatto alcun altro uso. Scompare quando cancelli i dati del sito nel tuo browser.