Perguntas frequentes

Às PME suíças em que parte da equipa trabalha fora do escritório: construção, instalações técnicas, limpeza, manutenção, artesanato, restauração, serviços.

Adequa-se bem a empresas de 2 a 50 pessoas. Abaixo de duas pessoas, um simples caderno basta muitas vezes; acima de cinquenta, as necessidades de processamento salarial tornam-se específicas e merecem uma conversa.

A suite está dividida em módulos: tempo de trabalho, projetos e planeamento, notas de despesas, dossier de RH, faturação QR. Cada empresa ativa os de que precisa a partir da página «Plano e módulos», e os menus da aplicação adaptam-se de imediato.

Um módulo desativado desaparece do menu sem apagar nada: os seus dados mantêm-se e tudo volta se o reativar.

A subscrição compõe-se módulo a módulo: cada módulo tem um preço por mês e por empresa, e escolhe o seu número de lugares: um por cada pessoa que o utiliza, incluindo o administrador. Os lugares além dos incluídos somam-se ao preço do módulo. O pagamento anual beneficia de um desconto. O que se aplica à sua empresa é apresentado em «Plano e módulos» e «Subscrição».

Quando a equipa cresce, adiciona lugares em «Plano e módulos»: ficam disponíveis de imediato e só os dias restantes são acrescentados à fatura seguinte. Lugares a menos aplicam-se ao período seguinte. No mesmo ecrã, escolhe quem tem acesso a cada módulo. Não há custos de instalação nem compromisso de duração.

Na inscrição, todos os módulos ficam abertos gratuitamente durante o período de teste indicado na página «Preços», sem cartão bancário. Durante esse tempo, escolhe os módulos que mantém em «Plano e módulos».

Durante a oferta de lançamento, a empresa que continua após o período de teste beneficia ainda de um desconto na subscrição durante um período fixo (por exemplo −10 % no primeiro ano), deduzido automaticamente de cada fatura. A oferta em curso está indicada na página «Preços»; as datas exatas da sua empresa constam de «Subscrição». Não é cumulável com um desconto de parceiro: aplica-se o mais vantajoso.

Para parar, o administrador cancela em «Subscrição» antes do fim do período de teste: nada é faturado.

Não. A Hencora Suite funciona no navegador, em computador, tablet e telemóvel.

No telemóvel, a aplicação pode ser colocada no ecrã principal e abrir em ecrã inteiro, como uma aplicação da loja: a página «Instalar» explica como fazer em iPhone e Android.

No computador também se pode instalar e abrir na sua própria janela, com o ícone na barra de tarefas ou na Dock: abra a página «Instalar» a partir do computador; mostra o botão ou os passos consoante o navegador.

O site e a aplicação existem em quatro idiomas: escolha FR, DE, IT ou EN no topo do site ou no seu perfil. Cada pessoa da empresa trabalha no seu idioma, do registo de ponto aos relatórios.

Os documentos enviados aos seus clientes — orçamentos, faturas, lembretes — já são redigidos em francês, alemão, italiano ou inglês, à escolha, cliente a cliente.

O registo exige ligação à internet. Em zonas sem rede, o colaborador anota as horas e regista-as mais tarde na semana: a folha semanal serve para isso, e o responsável vê que o registo foi feito com atraso.

Responde a perguntas sobre a utilização da plataforma, indica onde encontrar uma página e pode preparar um pedido (férias, despesas, registo de ponto, alteração do dossier) que o utilizador relê e confirma. Permite também escrever à equipa Hencora ou propor uma melhoria; as respostas chegam a «As minhas mensagens» e por e-mail.

Na lista dos projetos, escolhe «Projeto ausente da lista» e indica o nome, o cliente e o local tal como os conhece. Regista lá as suas horas de imediato.

O seu responsável recebe uma notificação «Novo projeto a validar» e encontra-o em «A validar»: atribui-lhe o número, ou associa-o ao projeto existente se for o mesmo. Nesse caso, as horas e as despesas do colaborador são transferidas automaticamente, e o colaborador é informado.

Cada empresa escolhe em Empresa → Horário de trabalho uma tolerância do registo de ponto (desativada, 5, 10 ou 15 minutos). Com 10 minutos, uma entrada registada às 07:24 para um horário às 07:30 conta a partir das 07:30, e uma saída às 17:08 para um fim às 17:00 conta até às 17:00.

Além da tolerância, todo o tempo conta (horas extraordinárias), e um atraso conta sempre. As horas efetivamente registadas continuam guardadas e visíveis, com a menção «tolerância». A regra aplica-se ao registo de ponto em direto, não às horas introduzidas manualmente, e só depois de definido o horário da empresa. Inclua-a no seu regulamento interno: os colaboradores veem-na em «O meu horário».

Sim. O modo da empresa (registo de ponto, folha semanal ou ambos) escolhe-se em Empresa → Registo das horas. Em Equipa, cada colaborador pode receber outro modo; «Como a empresa» retoma o da empresa.

Não. As durações escrevem-se em horas:minutos: 8:24 significa 8 horas e 24 minutos, ou seja, 8,4 horas em decimal. É por exemplo uma semana de 42 horas distribuída por 5 dias (42 ÷ 5 = 8,4 horas = 8 horas e 24 minutos).

Para registar, escreva 8:30, 8h30 ou 8,5: as três dão 8 horas e 30 minutos. A exportação dos salários para a fiduciária, essa, apresenta as horas em decimal (8,4).

«Esta semana»: as horas já registadas desde segunda-feira e as previstas no contrato. «Saldo do mês»: a diferença entre o previsto e o realizado, incluindo as ausências pagas; o previsto conta desde o primeiro dia na empresa (ou na plataforma) até ontem, e hoje assim que o dia estiver registado, pelo que uma conta nova começa a zero. O cartão «O meu horário» do início, repetido em «O meu perfil», indica as horas semanais do contrato e o horário de cada dia. «Saldo acumulado»: o transporte de todos os meses aprovados, mais o mês em curso e as correções do responsável. «Férias por marcar»: os dias restantes do ano.

Para uma pessoa paga à hora, o saldo não faz sentido: o segundo valor mostra então as horas a pagar.

Clicando neles. O número abre-se por baixo da fila e mostra de onde vem: «Esta semana» desdobra um gráfico dos sete dias com o realizado e o previsto, dia a dia; «Saldo do mês» detalha previsto, trabalhado, ausências creditadas e dias registados; «Saldo acumulado» mostra o cálculo completo; «Férias» indica o direito anual, os dias transitados, gozados, pendentes e restantes.

Cada detalhe propõe a ligação para a página completa, para corrigir ou fazer um pedido.

O cartão «A equipa agora» lista as pessoas em serviço, desde que hora, há quanto tempo e em que projeto, com um ponto laranja para as que estão em pausa. Por baixo: quem está ausente hoje e por que motivo.

Só aparece para as pessoas que validam: responsável de equipa, RH e administrador.

O cartão «A equipa este mês» mostra uma barra por colaborador: horas feitas, horas previstas, diferença e estado do mês (aberto, enviado, aprovado). O botão «Por dia» muda para os últimos catorze dias da empresa inteira.

O cartão «Por tratar» reúne os meses a validar, os pedidos de ausência, as notas de despesas a aprovar, os projetos propostos e os documentos cujo prazo está a terminar. A ligação «quem?» de cada linha mostra os nomes em causa sem sair da página.

O cartão desaparece quando já não houver nada pendente.

Sim. O botão «Organizar» permite mover os cartões, escolher a largura e ocultar os que não são úteis. A disposição fica guardada na sua conta e acompanha-o em todos os seus dispositivos; cada pessoa tem a sua.

Não, segue a função. Um colaborador vê as suas horas, as suas férias, as suas despesas e o seu planeamento. Um responsável de equipa acrescenta a sua equipa em direto, as horas do mês e o que tem de validar. Os RH veem toda a empresa e os prazos dos documentos. O administrador acrescenta a faturação, se tiver direito a ela.

Sim, no módulo Faturação: faturado do mês e do ano, montantes em aberto, em atraso, recebidos, taxa de aceitação dos orçamentos, prazo médio de pagamento, gráfico dos últimos doze meses, faturas em atraso, melhores clientes e últimos pagamentos.

Registam-se como o resto, ou deduzem-se automaticamente: se não for registada nenhuma pausa, a Hencora aplica a prevista no horário da empresa ou no horário pessoal.

Do horário: a hora de entrada é a do horário da pessoa, e a hora de saída é calculada a partir das horas registadas, incluindo a pausa. Um colaborador que começa às 07:00, faz 30 minutos de pausa e regista 9 horas aparece das 07:00 às 16:30.

Estas horas continuam editáveis linha a linha quando o dia correu de outra forma.

Cada colaborador tem um tipo de contrato: mensal, a tempo parcial com uma taxa de atividade, ou pago à hora. As horas previstas, extraordinárias e em falta calculam-se a partir deste contrato e do seu horário.

Para uma pessoa paga à hora, não é calculado nenhum saldo: só contam as horas a pagar.

Sim, segundo as regras que o administrador define em «Empresa → Horas extraordinárias e acréscimos»: a percentagem do sábado, do domingo, dos feriados, do trabalho noturno e das horas extraordinárias, bem como o máximo semanal.

Se uma taxa descer abaixo do mínimo legal, o Hencora assinala-o sem o impedir: a responsabilidade da escolha cabe ao empregador.

O colaborador envia o seu mês, o responsável aprova-o ou recusa-o com um comentário. Um mês aprovado fica bloqueado: já ninguém pode alterar os registos, e o saldo passa para o acumulado.

Para corrigir posteriormente, o responsável faz uma correção datada, que fica visível no histórico.

A Hencora mantém o registo que a lei do trabalho exige (art. 46 LTr, art. 73 OLT 1): horas efetuadas, pausas, dias de descanso, tudo conservado e exportável durante cinco anos.

No momento de validar, a Hencora assinala também o que merece verificação: descanso de menos de 11 horas entre dois dias, pausa demasiado curta, dia de mais de 14 horas, semana acima do máximo legal, sete dias seguidos, trabalho suplementar do ano, domingos e noites. A conformidade depende também da utilização: horários corretos, validação regular, respeito das durações máximas. O empregador continua responsável pelo que declara.

Sim. Os feriados oficiais dos 26 cantões são calculados automaticamente segundo o cantão da empresa, e pode adicionar os seus próprios dias de encerramento.

Um PDF de uma página por pessoa e por mês: dia a dia, horas de entrada e de saída, pausas, total, ausências, horas extraordinárias e acréscimos, prémios e despesas, saldo do mês e saldo acumulado, com o estado de validação.

É enviado automaticamente por e-mail ao colaborador e à fiduciária assim que o mês é aprovado, se ativar este envio.

Férias, doença, acidente, formação, serviço militar ou civil, ausência paga ou não paga, e compensação de horas extraordinárias. Cada tipo tem o seu tratamento na contagem das horas e no extrato mensal: uma compensação, por exemplo, é descontada do saldo de horas sem alterar o salário.

A partir do direito anual de cada colaborador, proporcional ao ano em caso de entrada ou saída a meio do ano (datas do dossier RH), ao qual se somam os dias transitados do ano anterior. O saldo mostra o que foi gozado, o que aguarda aprovação e o que falta marcar.

Sim: uma fotografia ou um PDF é anexado ao pedido e fica visível apenas para as pessoas autorizadas. Também pode ser enviado mais tarde ao responsável.

Sim. Autorizações, fins de período experimental e de contrato, documentos e formações a renovar estão reunidos em «Prazos e documentos». Todas as segundas-feiras, os RH e o administrador recebem também um e-mail de resumo (configurável em Definições RH).

Não, e é propositado: o conteúdo de um contrato depende do setor, da convenção coletiva e das suas escolhas, e vincula o empregador. É preparado pela sua fiduciária ou pelo seu consultor. A Hencora trata do resto: a fiduciária (ou os RH) entrega o contrato no dossier, o colaborador lê-o e confirma no telemóvel que o aceitou, e a data, o nome indicado e a impressão digital do ficheiro são registados. Um documento confirmado já não pode ser alterado nem eliminado, e uma declaração de confirmação descarrega-se em PDF.

Esta confirmação eletrónica comprova a entrega e a aceitação. Para as cláusulas que exigem a forma escrita (proibição de concorrência, derrogações ao regime das horas extraordinárias, ao período experimental ou aos prazos de pré-aviso), o exemplar assinado à mão ou com uma assinatura eletrónica qualificada continua a ser determinante.

O colaborador escolhe «Acidente» em «As minhas férias» e descreve o acidente na declaração: data, local, circunstâncias, lesão, testemunhas, médico. Os RH são avisados, completam a declaração, comunicam-na à seguradora LAA da empresa e registam o número do sinistro e depois o regresso ao trabalho. Uma ficha PDF acompanha a comunicação. Estes dados de saúde só são visíveis para a pessoa, os RH, a administração e a fiduciária que tem acesso ao pessoal.

A Hencora lista-as para si em «Prazos e documentos»: entrada ou saída de um colaborador (caixa AVS, caixa de pensões), acidente (seguro de acidentes), doença de 30 dias ou mais (seguro de perda de ganho). Quem faz a comunicação, o utilizador ou a sua fiduciária se esta tiver acesso ao pessoal, marca-a como feita com a sua referência; o outro vê-o de imediato. Os prazos e condições exatos dependem dos seus contratos: verifique-os com a sua fiduciária.

Comunica a alteração a partir de «O meu dossier» (estado civil, filhos, IBAN, autorização…). Os RH verificam e aceitam com um clique: o dossier é atualizado e o histórico regista-o.

É criada uma lista de tarefas a partir da data de entrada ou de saída: documentos, comunicações aos seguros, material, acolhimento, certificado de trabalho… Cada tarefa é atribuída aos RH, ao responsável ou ao colaborador. As listas adaptam-se em Definições RH.

Sim: declaração, certificado intermédio ou final. É proposto um texto a partir das datas do dossier, das tarefas e da avaliação; continua totalmente editável antes do PDF, que pode ser arquivado nos documentos do colaborador.

O responsável ou os RH preenchem a avaliação, os objetivos e a síntese e depois partilham a entrevista. O colaborador lê-a em «O meu dossier» e acrescenta o seu comentário.

Os pedidos preparam-se na aplicação, com as crianças abrangidas, e acompanham-se até à decisão da caixa.

Não. Os colaboradores são importados a partir de um ficheiro Excel e depois cada um recebe um código de convite para criar o seu acesso.

Sim. Um orçamento aceite transforma-se em fatura com um clique, mantendo o conteúdo e a ligação ao documento de origem.

Cada tipo de documento tem o seu prefixo e a sua sequência, por ano, sem falhas: FA-2026-0001, OR-2026-0001, NC-2026-0001. Depois de numerada, uma fatura já não pode ser alterada: só pode ser anulada com um motivo, ou corrigida por uma nota de crédito.

À mão, pagamento a pagamento, ou importando o ficheiro camt.054 do seu e-banking: a Hencora reconhece cada pagamento graças à referência da fatura QR, liquida a fatura e ignora o que já foi importado.

Três níveis, com as taxas e o novo prazo que definir. Cada lembrete produz um PDF com uma nova fatura QR com o saldo e as taxas, para imprimir ou enviar por e-mail.

Sim: escolhe o projeto e o período, e as horas registadas pela equipa tornam-se as linhas da fatura — uma linha por colaborador, por dia, ou uma única linha de total.

Se o período já tiver sido faturado noutra fatura, o Hencora assinala-o.

As faturas recorrentes programam-se todos os meses, de dois em dois meses, por trimestre, por semestre ou por ano. Na data pretendida, a Hencora prepara o rascunho; o utilizador relê-o e emite-o.

Sim. As taxas são guardadas por empresa — atualmente 8,1 %, 2,6 % e 3,8 % — e continuam editáveis se a Confederação as alterar. A declaração por taxa e por período consulta-se e exporta-se em «IVA e exportações».

Os totais em francos são arredondados aos 5 cêntimos, como é uso na Suíça.

Sim, se partilhar as horas e os salários: todos os meses, ela vê as alterações de cada colaborador — entradas e saídas, alteração de taxa, de salário, de filhos, de imposto na fonte, de autorização ou de IBAN, ausências e acidentes — ao lado das horas validadas. Deixa de ter de lhas pedir. Quando tiver preparado os salários, recebe uma notificação.

Pelas mensagens da página «Fiduciária»: um único fio com o seu escritório, em vez de e-mails dispersos. Cada um é avisado por e-mail das novas mensagens, e as suas respostas às perguntas sobre os documentos contabilísticos também chegam lá. Do seu lado, cada gestor recebe à segunda-feira um resumo do que o espera nos seus clientes.

Em «Documentos contabilísticos» (menu Administração), carregue ao longo do mês as faturas dos seus fornecedores, os extratos bancários e de cartão, os recibos: basta um PDF ou uma fotografia tirada com o telemóvel, e tudo fica arrumado por mês. Quando o mês estiver completo, avise a sua fiduciária com um clique. Ela marca cada documento como contabilizado, ou faz-lhe uma pergunta à qual responde no mesmo sítio.

Sim: prémios, refeições, deslocações, quilómetros e adiantamentos registam-se no mês e constam do extrato tal como das exportações.

Está disponível um ficheiro de importação dos salários para os softwares de processamento salarial compatíveis. Para todos os outros, o resumo CSV abre no Excel e é reaproveitado sem nova introdução.

Aconselhamos sempre uma primeira importação de teste com a sua fiduciária antes de passar à produção.

Sim: o Espaço Fiduciária, gratuito para ela. Convide-a a partir de «Fiduciária» (menu Administração) e escolha o que ela vê: horas e salários, dossiers do pessoal, faturação e IVA. Ela não tem conta na sua empresa e não pode alterar nada.

Envia-lhe o mês aprovado, a lista do pessoal ou as faturas com um clique; ela pode pedir-lhe um documento em falta. Cada uma das suas ações fica registada no histórico, e pode alterar ou retirar o acesso a qualquer momento.

Se mudar de fiduciária, termine o mandato (de imediato ou numa data) e convide a nova: os seus dados e tudo o que foi enviado ficam na sua empresa.

Ao criar a conta da sua empresa com esta ligação, ou ao introduzir o código em «Subscrição» durante o período de teste, beneficia de um período de teste prolongado e de um desconto na subscrição durante vários meses. O desconto aparece em cada fatura.

A sua fiduciária é-lhe proposta como fiduciária em «Fiduciária»: cabe-lhe a si confirmar o que ela pode ver.

Sim, se partilhar com ela as horas e os salários. Ela carrega as fichas de salário do mês e os certificados de salário anuais; cada um chega ao espaço do colaborador em causa, que é avisado por e-mail e o encontra na sua página inicial.

Vê tudo o que foi entregue em «Fiduciária». Um colaborador só vê os seus próprios documentos.

Não. Vê as horas, as ausências e as despesas das pessoas que valida. Os dados salariais e os documentos confidenciais continuam reservados ao administrador e aos RH.

Nunca. A separação é aplicada na própria base de dados, linha a linha: um pedido que não diga respeito à sua empresa não devolve nada, seja qual for a página utilizada.

A sua empresa continua responsável pelo tratamento dos dados dos seus colaboradores; a Hencora atua como subcontratante e não os utiliza para nenhuma outra finalidade. Nada é vendido, nada serve para publicidade, nada serve para treinar sistemas de inteligência artificial.

A página «Proteção de dados» detalha as categorias tratadas, os prazos de conservação e os direitos de cada um.

O registo do tempo de trabalho e os extratos: cinco anos, como exige a lei. As faturas e os documentos contabilísticos: dez anos. Os documentos do pessoal: a duração da relação de trabalho e, depois, os prazos legais aplicáveis.

Sim, a qualquer momento: extratos em PDF, horas, salários, faturas, pagamentos e declaração de IVA em CSV. Os seus dados pertencem-lhe e não ficam reféns.

Comunicações encriptadas, palavras-passe guardadas encriptadas e nunca legíveis, acesso controlado linha a linha segundo a empresa e o perfil, documentos acessíveis apenas às pessoas autorizadas, registo das operações importantes e cópias de segurança regulares.

Cada um pode alterar a sua palavra-passe em «Os meus dados»; a palavra-passe anterior é pedida antes de qualquer alteração.

A página «Segurança» do site detalha o alojamento, as cópias de segurança e os respetivos testes de restauro, a autenticação de dois fatores e a monitorização da plataforma.

Cada um recebe um código de convite pessoal, com a sua função e o seu responsável já definidos. Abre o link, escolhe a sua palavra-passe, e já está na empresa.

Sim. Cada colaborador pode começar com um saldo inicial, para que o acumulado esteja correto desde o primeiro mês no Hencora.

A partir da página «Suporte» do site, ou a partir da aplicação (assistente no canto inferior direito, ou «Suporte e pedidos» no menu da conta). Cada pedido recebe um número de acompanhamento e é avisado por e-mail a cada resposta. O arranque também pode ser acompanhado: configuração dos horários, das regras de acréscimo e das exportações com a sua fiduciária.