Proteção de dados

Cada empresa cliente é responsável pelo tratamento dos dados dos seus colaboradores. O Hencora atua como subcontratante: a plataforma trata esses dados segundo as instruções da empresa, para lhe prestar o serviço, e não os utiliza para nenhuma outra finalidade.

Para os dados do site público e das contas (registo, início de sessão, contacto), o Hencora é o responsável pelo tratamento: Hencora, morada da sede, Suíça, suite@hencora.ch.

• Conta: nome, apelido, endereço de e-mail, perfil na empresa, idioma.
• Tempo de trabalho: entradas, pausas, saídas, horas registadas, projeto ou projeto, notas, ausências e pedidos de férias, saldos de horas e validações mensais.
• Dossier do pessoal: contactos, número AVS, IBAN, autorização de trabalho, contratos, certificados e outros documentos entregues pela empresa, abonos de família.
• Despesas: notas de despesas, comprovativos fotografados, quilómetros.
• Faturação: clientes, artigos, orçamentos, faturas, pagamentos e lembretes.
• Técnicos: registos de acesso, endereço IP, tipo de dispositivo e de navegador, necessários à segurança do serviço.

O Hencora não vende nenhum dado, não transmite nenhum para fins publicitários e não utiliza os dados das empresas clientes para treinar sistemas de inteligência artificial.

• Prestar o serviço acordado: manter o registo do tempo de trabalho, gerir as ausências, preparar os salários, emitir as faturas.
• Cumprir obrigações legais: registo do tempo de trabalho (art. 46 LTr, art. 73 OLT 1), obrigações contabilísticas e fiscais.
• Segurança do serviço: deteção de acessos anómalos, cópias de segurança, registos.
• Relação com a empresa cliente: assistência, informação sobre o serviço, faturação da subscrição.

A base de dados e os documentos estão alojados na Suíça, na região de Zurique, na Supabase (infraestrutura Amazon Web Services, região eu-central-2). As cópias de segurança diárias da Supabase permanecem na mesma região; os registos técnicos deste prestador são conservados na União Europeia. Todas as noites, é preparada uma cópia de segurança adicional numa máquina temporária do GitHub (infraestrutura Microsoft Azure), encriptada e depois guardada na Cloudflare (R2), na União Europeia: 30 dias para as cópias diárias, um ano para as cópias mensais. Uma vez por mês, uma cópia é restaurada numa máquina deste tipo para verificar que está completa.

O site e a aplicação são servidos pela Cloudflare, que encaminha as páginas e protege a plataforma contra ataques; as trocas passam por ela encriptadas e não são conservadas além dos registos técnicos.

Os e-mails enviados pela plataforma (extratos mensais, faturas, lembretes, mensagens de conta) são encaminhados pela Resend, cujos servidores podem estar na União Europeia ou nos Estados Unidos. Só os elementos necessários ao envio passam por este serviço: destinatário, assunto, mensagem e anexo.

Os ficheiros carregados (comprovativos, documentos) são verificados contra vírus pela Scanii, nos seus servidores da União Europeia; o ficheiro não fica lá guardado.

O assistente integrado responde a partir das fichas de ajuda da plataforma: nenhuma pergunta é transmitida a um serviço de inteligência artificial externo.

As notificações no telemóvel ou no computador, se as ativar no seu perfil, passam pelo serviço de notificações do fabricante do seu navegador ou do seu telemóvel; o seu conteúdo é encriptado de ponta a ponta e esse serviço não o pode ler. Pode desativá-las a qualquer momento, dispositivo a dispositivo.

O início de sessão, a demonstração, o formulário de contacto e a alteração da palavra-passe estão protegidos contra robôs pelo Cloudflare Turnstile, que analisa o endereço IP e características técnicas do navegador. Ao escolher uma palavra-passe, apenas os cinco primeiros caracteres da sua impressão digital (nunca a palavra-passe) são comparados com a lista pública «Pwned Passwords» das palavras-passe divulgadas. As mensagens enviadas para suite@hencora.ch estão alojadas na PTisp, na União Europeia. Os tipos de letra são servidos pelo próprio site.

Dentro de uma empresa, o acesso depende da função: um colaborador vê as suas próprias horas, ausências, despesas e documentos; um responsável de equipa vê as pessoas que valida; o administrador e os recursos humanos veem toda a empresa; a faturação só é visível para as pessoas autorizadas a faturar. Os dados de uma empresa nunca são visíveis para outra.

A equipa Hencora só acede aos dados de uma empresa a pedido de assistência desta, ou quando a lei o exige.

• Registo do tempo de trabalho, ausências e extratos mensais: cinco anos, em conformidade com a lei do trabalho.
• Faturas, pagamentos e documentos contabilísticos: dez anos.
• Documentos do dossier do pessoal: durante a relação de trabalho e depois segundo os prazos legais aplicáveis.
• Fim do contrato: o administrador dispõe de 30 dias para exportar os dados da empresa; estes são depois apagados no prazo de 30 dias, exceto o que a Hencora tem de conservar por lei. As cópias de segurança desaparecem, no máximo, após 12 meses.

Qualquer pessoa em causa pode pedir o acesso aos seus dados, a retificação, o apagamento, a entrega num formato corrente, ou opor-se a um tratamento. O pedido dirige-se primeiro ao empregador, que é o responsável pelo tratamento; o Hencora apoia a empresa na resposta.

Para os dados pelos quais a Hencora é responsável, escreva para suite@hencora.ch. Pode também dirigir-se ao Comissário Federal para a Proteção de Dados e a Transparência (PFPDT).

As comunicações são encriptadas (HTTPS). As palavras-passe são guardadas de forma encriptada e nunca estão visíveis. O acesso aos dados é controlado linha a linha na base, consoante a empresa e a função. Os documentos carregados só estão acessíveis às pessoas autorizadas. As operações importantes ficam registadas.

O site não utiliza cookies publicitários nem rastreadores de terceiros. A aplicação guarda localmente, no navegador, o que é necessário para a sessão e para as preferências de apresentação.

Para contar as visualizações e os cliques dos anúncios apresentados no site e na aplicação, é guardado no navegador um identificador aleatório. É convertido em hash antes de ser transmitido e não permite identificá-lo; não é feita qualquer outra utilização. Desaparece quando apagar os dados do site no seu navegador.